Mantenimiento de registros

Contar con información confiable, relevante y vigente lo ayudará a monitorear el progreso de su programa AMIGAS y a evaluar cuáles de las metas del programa se han alcanzado. Además, llevar un registro preciso de las horas de trabajo del personal, los gastos y las donaciones en especie le permitirá calcular mejor los costos de programas futuros. Los registros que lleve lo ayudarán a responder las preguntas que sus financiadores, gerentes y otros colaboradores puedan tener acerca de cómo se usaron los recursos del programa. Tener buena información incluso puede ayudarlo a obtener financiamiento en el futuro.

La función de los supervisores

En las evaluaciones, llamamos “datos” a la información obtenida de los registros de un programa u otras fuentes. El supervisor puede desempeñar un papel muy importante en la creación y el mantenimiento de procedimientos simples para llevar registros que produzcan datos precisos.

Los supervisores pueden asegurarse de que todos los datos de los registros sean correctos, estén completos y sean coherentes. Ellos pueden supervisar el ingreso de datos y la preparación de resúmenes de datos. Existen varias aplicaciones de software que se pueden usar para ingresar e informar datos. Los supervisores también podrían ser responsables de llevar un registro de las horas de trabajo del personal y los gastos.

La función de las trabajadoras comunitarias de la salud

Las trabajadoras comunitarias de la salud también desempeñan un papel muy importante en el mantenimiento de registros. Sin embargo, sabemos que la motivación de las trabajadoras comunitarias de la salud es su deseo de ayudar a las mujeres y salvar vidas, no la documentación del programa. Algunas pueden incluso sentir que la documentación interfiere con su trabajo.

Estas son algunas maneras para hacer más fácil el mantenimiento de registros para las trabajadoras comunitarias de la salud.

• Reúna la información de varios formularios en uno solo.
• Haga que las trabajadoras comunitarias de la salud trabajen en pareja o en grupos para completar los formularios y revisar el trabajo de las compañeras.
• Mantenga abierta la comunicación para animar a las trabajadoras comunitarias de la salud a completar sus formularios.
• Verifique que hayan completado bien los formularios y realice los comentarios pertinentes en forma oportuna.
• Ayude a las trabajadoras comunitarias de la salud que puedan tener dificultades con el mantenimiento de registros.
• Recuerde a las trabajadoras comunitarias de la salud sobre la importancia y el valor de tener registros precisos.
• Asegúrese de que las trabajadoras comunitarias de la salud sepan lo importante que es su trabajo para la buena documentación del programa.
• Recompense a las trabajadoras comunitarias de la salud cuando hagan un buen trabajo con el mantenimiento de registros y la evaluación.